Quanto custa o m² da sua empresa? Você já perdeu algum documento importante?
Quais são as vantagens de contar com o suporte de uma empresa que guarda seus arquivos e documentos?
Você sabe como funciona a terceirização da guarda de seus livros fiscais, contábeis, comprovantes dos lançamentos e documentos trabalhistas?
Teve dificuldade em apresentar documentos exigidos em processos trabalhista, fiscal ou em auditorias?
Já deixou de fechar um negócio por demora na apresentação de alguma documentação?
Sabe o que fazer para não acumular documentos que precisam ser guardados por longos períodos?
Acha que ter sua documentação arquivada, segura e acessível é caro? Pense na vantagem de facilitar a localização de todos os documentos, que podem ser armazenados em segurança.
Você ficaria surpreso com o custo dos serviços de arquivo, organização e digitalização de documentos!
Separamos aqui tudo o que você precisa saber sobre a guarda e como manter os documentos organizados e acessíveis.
Para o empreendedor, o processo de armazenamento de documentos garante segurança jurídica, fiscal e trabalhista. A comprovação de operações e registros de documentos pode ser solicitada por órgão fiscalizador e para evitar multas ou penalidades a empresa precisa ter todos os documentos guardados e organizados.
Afinal, quanto tempo os documentos devem ser mantidos fisicamente? Você sabia que as empresas que querem terceirizar a guarda de documentos podem contratar este serviço de uma empresa especializada, que oferece toda a infraestrutura necessária para o arquivamento das informações e pode acompanhar o dia a dia das necessidades na apresentação de documentação.
Em alguns casos, se a versão física de um documento for exigida, pode ser necessário entregá-lo dentro do prazo de 24 horas. Por este motivo, os documentos devem ser guardados por uma empresa que entende do processo, para ser conservados em perfeito estado, sem risco de sofrer qualquer dano por umidade ou até mesmo de ser perdido.
Principais vantagens da a guarda física e organizada dos documentos de sua empresa
- Otimização de espaço, oferecendo local seguro e apropriado.
- Arquivo padronizado, seguindo normas da ABNT e assegurado por autorização do Governo Federal.
- Pesquisa rápida aos documentos via web.
- Pesquisa ágil por imagem ou por envio do original ou de cópia autenticada
- Rastreabilidade e gerenciamento da informação.
- Descarte seguro e sigiloso de documentos expirados ou desnecessários.
- Preservação documental.
- Manutenção e organização de documentos fiscais e trabalhistas.
- Gestão da informação.
- Controle dos relatórios gerenciais e dos logins.
- Disponibilização de software 100% web.
- Preservação da integridade do documento original.
Por quanto tempo os documentos precisam ser guardados?
Existe uma lei que define o tempo que se deve guardar cada tipo de documento. É importante ter a gestão documental, já que as leis trabalhistas e tributárias, por exemplo, exigem que a empresa mantenha essa documentação segura e organizada. Realizar a guarda de documentos é necessário também no caso da declaração de impostos. Mantenha seus comprovantes e documentos guardados para evitar problemas com os órgãos públicos, como a Receita Federal. Quem não segue a série de obrigações que são estipuladas, pode até ser multado.
Cada documentação tem um prazo para ser mantida guardada. O tempo varia conforme o tipo de registro:
1 ano
- Faturas de Cartão de Crédito
- Seguro
2 anos
- Multas
- Termos de Rescisão de Contrato de Trabalho;
- Pedido de Demissão;
- Aviso Prévio.
3 anos
- Aluguel e Taxas de Condomínio
5 anos
- Imposto de Renda
- Conta de Água, Luz e Telefone
- IPTU e IPVA
- Contribuição Previdenciária (GPS);
- Contribuição Sindical (GRCSU);
- Recibo de Pagamento de Salário, 13o Salário, Férias e Controle de Ponto;
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).
10 anos
- Documentos e Comprovantes trabalhistas, como informações previdenciárias.
30 anos
- Referentes ao Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS), Guia de recolhimento do FGTS e da contribuição social (GRFC), informações à Previdência Social (GFIP)
Etapas do processo de guarda de documentos
Documentos que devo guardar
Separar os arquivos físicos: notas fiscais, contratos, movimento de caixa, pastas de funcionários, entre outros.
Coleta
Há o agendamento da retirada dos documentos pela empresa especializada na armazenagem e tudo é protocolado para maior garantir e segurança. O transporte é feito em veículo apropriado. O cliente também pode transportar, desde que assuma a responsabilidade formalmente.
Identificação
Os documentos e caixas para arquivo são etiquetados e identificados. E, caso seja necessário, digitalizar, passa pelo processo de preparação para o escaneamento.
Indexação
Os documentos serão classificados por tipologias e temporalidades, digitados, importados de planilhas e indexados corretamente para facilitar o acesso.
Armazenamento
Cada arquivo tem seu local de guarda e é etiquetado conforme o mesmo. A documentação é guardada em galpão próprio, com segurança, controle de pragas e insetos e monitoramento constante.
Ter seus documentos guardados por uma empresa especializada garante:
+ Organização
+ Segurança
+ Normatização
+ Agilidade de consulta
+ Qualidade nas Digitalizações
+ Suporte aos processos
+ Espaço Livre em sua empresa
+ Otimização de tempo
+ Viabilidade financeira
+ Facilidade de busca
Para quem é recomendada a guarda terceirizada de documentos
O arquivo de documentos pode ser utilizado por qualquer empresa que queira que a guarda de documentos feita seja segura e ágil.
Dentre as empresas que podem ter interesse na guarda de documentos físicos e na digitalização, citamos:
- Transportadoras
- Engenharia e Arquitetura
- Consultórios Médicos e Clínicas de Saúde
- Departamentos de Recursos Humanos
- Instituições de Ensino, como escolas e universidades
- Escritórios de Advocacia
- Escritórios de Contabilidade
- Coworkings
A DM Arquivo oferece as soluções para o gerenciamento e a guarda de documentos
Ter seus documentos organizados e guardados adequadamente pode ser um verdadeiro desafio. A DM Arquivo oferece soluções em gerenciamento e guarda de documentos conforme a ABNT, com o uso de arquivos organizados e seguros, conservando e facilitando o acesso ágil às informações.
Os nossos armazéns contam com seguro e estão em local adequado com todos os equipamentos necessários para a guarda de documentos, para garantir que os mesmos sejam preservados em excelente estado de conservação. Os galpões são arejados, dedetizados periodicamente, evitando traças, cupins, entre outros.
Atendemos ainda as exigências do Corpo de Bombeiros, temos detectores de fumaça e monitoramento 24 horas por dia. Na organização de documentos, objetivamos a agilidade e a eficiência administrativa, a padronização e o acesso à informação com segurança.
Hoje os protocolos ISO, por exemplo, aconselham que a documentação das empresas sejam digitalizadas. Contamos com mão-de-obra adequada para a guarda digital de seus documentos e com um software próprio 100% web, para uma quantidade ilimitada de usuários. Utilizamos scanners profissionais, para digitalização dos documentos em excelente qualidade a baixo custo.
A DM Arquivo atua com o melhor da tecnologia, atendendo médias e grandes empresas, em especial na região de São Paulo.
São Paulo
Business Process Outsourcing
A DM Arquivo oferece ainda o serviço de BPO (Business Process Outsourcing), atendendo aos processos do seu negócios, por meio de serviços e soluções customizadas. E realizamos também o descarte seguro e sigiloso de documentos, obedecendo aos padrões ambientais exigidos.
Atendemos sempre com rapidez e segurança e mantemos a proximidade com o nosso cliente.
Agende uma visita técnica com a nossa equipe!
Comentários