O que é a guarda de documentos?
A guarda de documentos é um componente essencial da gestão documental nas empresas. Envolve a proteção, armazenagem e organização de documentos físicos, como contratos, registros trabalhistas e fiscais, entre outros. Garantir a integridade e segurança da informação é fundamental, especialmente em conformidade com regulamentos como a LGPD. Muitas empresas optam pela terceirização desse serviço, contando com especialistas em gestão de documentos para lidar com o armazenamento e controle de acesso. Essa prática reduz custos e proporciona uma infraestrutura adequada para evitar danos por umidade, insetos e outros fatores que podem prejudicar a conservação de documentos importantes.
A gestão de documentos envolve não apenas a guarda, mas também a digitalização de documentos. Com a digitalização e a gestão eletrônica de documentos (GED), é possível criar um acervo eletrônico que facilita o acesso e a recuperação de informações. Através de scanners e sistemas de gestão de documentos, documentos físicos podem ser convertidos em formatos digitais, etiquetados e devidamente organizados em pastas eletrônicas. Isso proporciona praticidade e agilidade na busca por documentos, além de reduzir a necessidade de espaço físico para armazenamento de documentos.
É importante destacar que cada tipo de documento tem um prazo de guarda específico, determinado por uma tabela de temporalidade documental. Portanto, a guarda de documentos é uma atividade sob medida, na qual é essencial identificar os documentos importantes para a empresa e definir a forma correta de armazená-los e gerenciá-los ao longo do tempo. Com serviços especializados de gestão e guarda de documentos, empresas podem contar com um controle de acesso seguro, garantindo o sigilo e a preservação dos registros empresariais, evitando a perda de documentos desnecessários e facilitando o cumprimento das demandas legais.
Qual a melhor forma de fazer a guarda de documentos?
A melhor forma de fazer a guarda de documentos depende das necessidades específicas de cada empresa. No entanto, existem algumas práticas essenciais que podem ser aplicadas para garantir um gerenciamento eficaz. Primeiramente, é importante identificar os documentos críticos para o negócio, como contratos, registros contábeis e documentos fiscais, para determinar o prazo de guarda apropriado, de acordo com a legislação vigente e as tabelas de temporalidade documental. Em seguida, considerar a digitalização de documentos é uma estratégia relevante para criar uma cópia eletrônica segura e facilitar o acesso rápido.
Outra abordagem valiosa é a implementação de um sistema de controle de acesso, através de códigos de barras, etiquetas ou outros métodos, que permita a identificação e recuperação ágil de documentos quando necessário. A contratação de um serviço de gestão e guarda de documentos especializado pode ser uma solução ideal, uma vez que oferece infraestrutura adequada, segurança da informação e expertise na organização e proteção de documentos por longos períodos de tempo. Essa abordagem sob medida, combinada com a proteção de dados e a preservação contra pragas e insetos, assegura que os documentos estejam devidamente armazenados, possibilitando a empresa encontrar o documento certo no momento certo, minimizando riscos e otimizando a gestão documental.
Gestão e guarda de documentos promove redução de custos
A digitalização de documentos é uma prática fundamental para a gestão eletrônica e guarda de registros empresariais. Ela compreende a conversão de documentos físicos, incluindo documentos fiscais, registros trabalhistas e outros documentos essenciais, em arquivos digitais meticulosamente organizados em pastas eletrônicas. Este procedimento, frequentemente realizado por empresas especializadas em digitalização e gestão de documentos, está em conformidade com tabelas de temporalidade documental e regulamentações como a LGPD, garantindo a preservação segura e legal dos dados.
Através da digitalização, todos os documentos empresariais são devidamente identificados, etiquetados e verificados quanto à integridade, facilitando o controle de acesso e a busca eficaz. Essa abordagem promove a praticidade e agilidade no gerenciamento de documentos, além de proporcionar uma economia significativa ao reduzir os custos operacionais, como o espaço físico para armazenamento e os gastos com a manipulação de documentos físicos ou com seu descarte. A empresa conta com infraestrutura adequada para a conservação segura dos registros, mitigando riscos de danos por umidade, insetos ou pragas. Em resumo, a digitalização de documentos não apenas atende às necessidades de gestão e guarda de documentos, mas também resulta em economia considerável, tornando-se uma solução imprescindível para empresas que desejam otimizar recursos, aprimorar a gestão documental, garantir a segurança da informação e proteger dados sensíveis.
A DM Arquivo faz digitalização, gestão e guarda de documentos
Ter seus documentos organizados e guardados adequadamente pode ser um verdadeiro desafio. A DM Arquivo oferece soluções em gerenciamento e guarda de documentos conforme a ABNT, com o uso de arquivos organizados e seguros, conservando e facilitando o acesso ágil às informações.
Os nossos armazéns contam com seguro e estão em local adequado com todos os equipamentos necessários para a guarda de documentos, para garantir que os mesmos sejam preservados em excelente estado de conservação. Os galpões são arejados, dedetizados periodicamente, evitando traças, cupins, entre outros.
Hoje os protocolos ISO, por exemplo, aconselham que a documentação das empresas sejam digitalizadas. Contamos com mão-de-obra adequada para a guarda digital de seus documentos e com um software próprio 100% web, para uma quantidade ilimitada de usuários. Utilizamos scanners profissionais, para digitalização dos documentos em excelente qualidade a baixo custo.
Atendemos ainda as exigências do Corpo de Bombeiros, temos detectores de fumaça e monitoramento 24 horas por dia. Na organização de documentos, objetivamos a agilidade e a eficiência administrativa, a padronização e o acesso à informação com segurança.
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