Quanto custa o m² da sua empresa? Você já perdeu algum documento importante?
Já deixou de fechar um negócio por demora na apresentação de alguma documentação?
Teve dificuldade em apresentar documentos exigidos em processos trabalhista, fiscal ou em auditorias?
Acha que ter sua documentação arquivada, segura e acessível é caro? Você ficaria surpreso com o custo dos serviços de arquivo, organização e digitalização de documentos!

A digitalização de documentos é uma ferramenta útil para as empresas de médio e grande porte. Ela reduz o tempo gasto com o arquivo e evita que o responsável tenha que passar horas em uma sala de arquivos procurando, manuseando e guardando papeis importantes como contratos, notas etc. Só quem já perdeu horas mexendo em arquivos, procurando um documento específico, vai entender como é importante ter uma documentação que possa ser rapidamente acessada pelos funcionários.

As principais vantagens da terceirização de guarda de documentos

Otimização de espaço, oferecendo local seguro e apropriado.
Arquivo padronizado, seguindo normas da ABNT e assegurado por autorização do Governo Federal.
Pesquisa rápida aos documentos via web.
Pesquisa ágil por imagem ou por envio do original ou de cópia autenticada
Rastreabilidade e gerenciamento da informação.
Descarte seguro e sigiloso de documentos expirados ou desnecessários.
Preservação documental.
Manutenção e organização de documentos fiscais e trabalhistas.
Gestão da informação.
Controle dos relatórios gerenciais e dos logins.
Disponibilização de software 100% web.
Preservação da integridade do documento original.

Como funciona a digitalização de documentos (processo de digitalização de documentos)

Os documentos são preparados antes da digitalização: são higienizados, grampos e demais objetos são retirados para não prejudicar a passagem pelo scanner.
Em lotes eles são escaneados, tratados e indexados, de acordo com as suas especificações.
As imagens e dados são armazenado em software para facilitar o acesso.
A partir daí, é possível acessar as informações e permitir que outras pessoas o façam.
É possível, ainda, alterar ou permitir a modificação do conteúdo.
Os documentos poderão ainda ser assinados digitalmente.
Os dados digitalizados e armazenados são acessados pela empresa de forma organizada e mais rápido. A digitalização de documentos facilita a rotina da empresa.

Através da digitalização de documentos, a empresa arquiva informações importantes, diminui a quantidade de documentos em papel, agiliza o envio de documentos e facilita o processo de gestão da documentação.

Benefícios da digitalização de documentos

Ao digitalizar documentos, o acesso ao conteúdo passa a ser online e a gestão de documentos corporativos, por exemplo, fica muito mais ágil e eficiente.

As empresas de digitalização de documentos convertem o material físico para o formato digital, através de máquinas e softwares.

A partir do arquivo digital, todos os documentos da empresa, públicos ou provados, ficam armazenados em segurança. O gerenciamento de dados digital é a solução para agilizar o fluxo de trabalho, mantendo o arquivo seguro na nuvem.

As empresas que armazenam a documentação digitalmente consultam as informações de forma prática e eficiente. Todo o acervo da empresa, após a digitalização por escaneamento, fica organizado e seguro, arquivado por ordem de importância ou da maneira que for mais relevante. É possível ainda arquivar documentos de valor histórico e otimizar espaços, evitando o excesso de papel.

Vantagens do serviço de digitalização de documentos

Economiza espaço
Acesso em qualquer momento
Redução de custos
Edição digital
Segurança de armazenamento
Ação sustentável (economia de papel)
Controle de acesso às informações

Por que digitalizar os documentos com a DM Arquivo

A DM Arquivo oferece soluções em digitalização, gerenciamento e guarda de documentos conforme a ABNT, com o uso de arquivos organizados e seguros, conservando e facilitando o acesso ágil às informações. Hoje os protocolos ISO, por exemplo, aconselham que a documentação das empresas sejam digitalizadas. Contamos com mão-de-obra adequada para a guarda digital de seus documentos e com um software próprio 100% web, para uma quantidade ilimitada de usuários. Utilizamos scanners profissionais, para digitalização dos documentos em excelente qualidade a baixo custo.

A DM Arquivo também faz o armazenamento do documento digitalizado

Atuamos há 40 anos no ramo de gestão da informação, sendo responsável pela guarda física e digital de documentos empresariais. Desde 1980, o fundador da DM Arquivo atua nesta área, tendo trabalhado, entre outros, em um grande banco nacional e na maior empresa do mundo em gestão da informação.

A empresa conta com software próprio, 100% web, para uma quantidade ilimitada de usuários e oferece os serviços de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), guarda, organização e digitalização de documentos, microfilmagem, destruição segura e BPO (Business Process Outsourcing). O serviço de guarda é organizado por temporariedade, seguindo todas as regras federais.

Nossos galpões são arejados, dedetizados periodicamente e preparados para receber e cadastrar todos os tipos de documentos, oferecendo agilidade e segurança aos nossos clientes. Atendemos empresas nas áreas de saúde e indústria em geral, sempre com total suporte e rapidez no atendimento das demandas

A DM Arquivo atua com o melhor da tecnologia, atendendo médias e grandes empresas, em especial na região de São José dos Campos.

São José dos Campos

Uma cidade que une cultura, tradição e tecnologia. É o principal município da Região Metropolitana do Vale do Paraíba, localizada estrategicamente entre São Paulo e Rio de Janeiro e ligada por modernas rodovias e pelo aeroporto, em São José dos Campos o desenvolvimento tecnológico e industrial está em harmonia com a natureza, com parques em todos os cantos, praças nos bairros e ruas arborizadas. Além das instalações dos clubes privados, o município conta com diversos aparelhos públicos para a prática de esportes, estes são de uso aberto e/ou utilizados nos diversos programas mantidos pelo poder público. Em São José dos Campos a Fundação Cultural promove ainda diversos festivais e concursos, sendo que destacam-se em âmbito nacional o Festidança e o Festivale, ambos realizados anualmente. No município também há outras instituições com foco ao desenvolvimento cultural joseense, que são patrocinadas pela Fundação Cultural Cassiano Ricardo.

Documentos da sua empresa e a segurança das informações contidas

Os nossos armazéns contam com seguro e estão em local adequado com todos os equipamentos necessários para a guarda de documentos, para garantir que os mesmos sejam preservados em excelente estado de conservação. Os galpões são arejados, dedetizados periodicamente, evitando traças, cupins, entre outros.

Atendemos ainda as exigências do Corpo de Bombeiros, temos detectores de fumaça e monitoramento 24 horas por dia. Na organização de documentos, objetivamos a agilidade e a eficiência administrativa, a padronização e o acesso à informação com segurança.

A DM Arquivo oferece ainda o serviço de BPO (Business Process Outsourcing), atendendo aos processos do seu negócios, por meio de serviços e soluções customizadas. E realizamos também o descarte seguro e sigiloso de documentos, obedecendo aos padrões ambientais exigidos.

Atendemos sempre com rapidez e segurança e mantemos a proximidade com o nosso cliente.

Agende uma visita técnica com a nossa equipe!

Digitalização de Documentos em São José dos Campos